Fit & Proper für Geschäftsleiter und Aufsichtsräte der fair-finance Vorsorgekasse
Die Rechtsgrundlagen und gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Beurteilung der Eignung von Geschäftsleitern, Aufsichtsratsmitgliedern und Inhabern von Schlüsselfunktionen finden sich vorwiegend im BWG (Bankwesengesetz) sowie in den von der EBA (Europäische Bankenaufsichtsbehörde) veröffentlichten Leitlinien und Empfehlungen.
So regeln die §§ 5 Abs. 1 Z6-13, § 28a und § 30 Abs. 7a BWG die Anforderungen betreffend der persönlichen Zuverlässigkeit, Aufrichtigkeit und Unvoreingenommenheit, der fachlichen Eignung, der erforderlichen Erfahrung sowie der ausreichenden zeitlichen Verfügbarkeit.
Die Guidelines der EBA – Guidelines on the assessment of the suitability of members of the management body and key function holders – legen Mindesterfordernisse für die Beurteilung der persönlichen Zuverlässigkeit, fachlichen Eignung und Erfahrung von Aufsichtsratsmitgliedern fest – sowohl in materieller als auch in formeller Hinsicht (Eignungskriterien und Beurteilungsprozess). Diese F&P-GL sind seit dem 22.5.2013 anzuwenden. Darüber hinaus finden seit 31.3.2012 die ebenfalls von der EBA erlassenen „Guidelines on international Governance“ Anwendung.
Fachliche Eignung und erforderliche Erfahrung – darunter ist zu verstehen, dass sämtliche Mitglieder der Geschäftsleitung und des Aufsichtsrates sowohl individuell als auch im Kollektiv über die notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen („Fitness“) verfügen, die der Art, dem Umfang und der Komplexität der Geschäfte sowie der Risikostruktur des Instituts angemessen sind.
Die fachliche Qualifikation (insbesondere theoretische Kenntnisse) und die nötige Erfahrung der Geschäftsleiter und Aufsichtsräte werden von der Finanzmarktaufsichtsbehörde (FMA) nach einer ersten Einschätzung anhand des vorgelegten Lebenslaufes und allfälliger weiterer Unterlagen (wie Aus- und Fortbildungsnachweisen) in der Regel im Rahmen eines persönlichen „Hearings“, dem (fachlich-praxisbezogenen) „Fit & Proper Test“ beurteilt.
Die angemessene Eignung von Geschäftsleitern und Aufsichtsorganen muss nicht nur bei Antritt der Tätigkeit vorliegen, sondern laufend gegeben sein, was neben einer entsprechenden Einschulung auch die Notwendigkeit von regelmäßigen Schulungsmaßnahmen – intern und extern – umfasst.
Persönliche Zuverlässigkeit – die FMA überprüft die persönliche Zuverlässigkeit in erster Linie anhand der vorgelegten Unterlagen (u.a. Strafregisterbescheinigung, Lebenslauf, eidesstattliche Erklärung, ferner mit Rückgriff auf die von der EBA gem. Art.69 Abs. 1 der Richtlinie 2013/36/EU („CRD IV“) einzurichtenden Datenbank sowie auf Basis sonstiger behördlicher Wahrnehmungen.
Die persönliche Zuverlässigkeit ist jedenfalls nicht gegeben, wenn persönliche Umstände nach der allgemeinen Lebenserfahrung die Annahme rechtfertigen, dass diese die sorgfältige und ordnungsgemäße Wahrnehmung des Leitungs- bzw. Aufsichtsmandats beeinträchtigen können. Auch Interessenskonflikte der Geschäftsleiter oder Aufsichtsratsmitglieder insbesondere in Zusammenhang mit ihrer eigenen wirtschaftlichen Tätigkeit können derartige Umstände darstellen.
Ausreichende zeitliche Verfügbarkeit – eine ordentliche und gewissenhafte Geschäftsführung sowie eine sorgfältige und ordnungsgemäße Wahrnehmung der Überwachungs- und Kontrollaufgaben setzt eine ausreichende zeitliche Verfügbarkeit des bestellten Mitglieds der Geschäftsführung bzw. des Aufsichtsrats voraus.
Überprüft wird die ausreichende zeitliche Verfügbarkeit primär anhand einer qualifizierten Selbsteinschätzung einschließlich einer eidesstattlichen Erklärung der betreffenden Person, dass ausreichend zeitliche Ressourcen für eine ordnungsgemäße und sorgfältige Ausübung der Leitungs- bzw. Aufsichtsfunktion vorliegen.
Schließlich wird noch darauf geschaut, inwieweit eine Person, die als Geschäftsleiter oder Mitglied des Aufsichtsrates in Frage kommt, geeignet ist, den mit der jeweiligen Funktion verbundenen Aufgaben fachlich und wirtschaftlich unvoreingenommen nachzukommen. In diesem Zusammenhang ist vor allem auf frühere und derzeitige Positionen im Unternehmen abzustellen bzw. auch auf persönliche, berufliche oder sonstige wirtschaftliche Beziehungen zu anderen Mitgliedern der Geschäftsleitung oder des Aufsichtsrates.
Zur Vermeidung von Interessenskonflikten bzw. auch um die Unvoreingenommenheit der Organmitglieder sicher zu stellen, verbietet §28a Abs.1 BWG (ehemaligen) Geschäftsleitern vor Ablauf von zwei Jahren nach Beendigung ihrer Funktion als Geschäftsleiter die Aufnahme der Tätigkeit als Vorsitzender des Aufsichtsrates innerhalb desselben Unternehmens, in dem sie zuvor als Geschäftsleiter tätig waren (sog. „cooling-off period“). Damit sollen potenzielle Interessenskonflikte durch einen „fliegenden Wechsel“ des Geschäftsleiters in den Aufsichtsratsvorsitz vermieden werden.
Abschließend ist anzumerken, dass die beaufsichtigten Bankinstitute gemäß ihren internen Richtlinien prüfen, ob potenzielle Geschäftsleiter bzw. Aufsichtsratsmitglieder geeignet, also zuverlässig, fachlich geeignet und ausreichend erfahren sind. Derartige institutsinternen Eignungsprüfungen werden regelmäßig durchgeführt und dokumentiert. Gemeinsam mit der Anzeige über die Bestellung/Ernennung eines Geschäftsleiters bzw. Aufsichtsratsmitgliedes übermittelt das anzeigende Institut der FMA die Bestätigung, dass eine positive Überprüfung der Eignung der betreffenden Person durchgeführt wurde (Bestätigung der bankinternen Eignungsüberprüfung). Schließt sich die FMA dem positiven Ergebnis der internen Eignungsprüfung nicht an und besteht das potenzielle Mitglied der Geschäftsleitung oder des Aufsichtsrat auch einen allfälligen „Fit&Proper-Test“ nicht, so kommt es zu einem weiterführenden Test mit einer höheren Anzahl der Fragen. Sollte auch dieser Test nicht bestanden werden, wird das Unternehmen von der FMA in Kenntnis gesetzt. Geschäftsleitern wird eine dritte und letzte Antrittsmöglichkeit geboten. Wird auch dieser Test nicht bestanden, geht die FMA von einer nicht vorliegenden fachlichen Eignung aus und ergreift entsprechende aufsichtsrechtliche Maßnahmen. Bei Aufsichtsratsvorsitzenden werden entsprechende aufsichtsrechtliche Maßnahmen aufgrund der kurzen Fristen des § 28a Abs. 4 BWG bereits bei Nicht-Bestehen des zweiten (weiterführenden) Tests ergriffen.